Administration / Ref. bestyrelsesmøde 6/8-2013

Ref. bestyrelsesmøde 6/8-2013

Referat af bestyrelsesmøde i Rørsangerne

6. august 2013 hos Birgit

 

Deltagere: Lise, Birgit, Helle, Jørn og Anne-Marie

 

  1. Referent: Anne-Marie

  2. Godkendelse af referat fra sidste møde.

    Referatet fra bestyrelsesmødet den 6. maj 2013 blev godkendt.

 

  1. Ekstraordinær generalforsamling

    Der var enighed om at afholde en ekstraordinær generalforsamling i tilslutning til korprøvedagen den 22. september 2013. Formålet med den ekstraordinære generalforsamling er valg af en ny kasserer, valg af suppleant til bestyrelsen samt beslutning om hvad overskuddet i korkassen må/kan anvendes til. Bestyrelsens oplæg til sidstnævnte er, at korkassens midler kan anvendes dels til repræsentation, dels til sponsering af vand/drinks etc. i tilslutning til koncerter, udflugter eller lignende. Det er bestyrelsen der suverænt bestemmer hvornår en sponsering skal finde sted. Lis udsender indkaldelse til den ekstrasordinære generalforsamling.

    Det skal i denne forbindelse pointeres, at forskellig forplejning (kaffe, brød, kage, ost, frugt m.v.), som kormedlemmer måtte medbringe på almindelige korprøvedage, og som stilles frem til fælles konsumering, betragtes som en gave til koret. Man kan derfor ikke forvente at få refunderet sine udgifter hertil af korkassen.  

    Inden selve den ekstraordinære generalforsamling går i gang, vil Lise byde velkommen og fortælle lidt om korets historie til evt. nye medlemmer. Helle vil gennemgå vores lille plakat, som tydeliggør samspillet mellem korleder, bestyrelse og Rørsangerne.

  2. Nyt fra udvalg (webside/reklame, tøj og venskabsby)

    Anne-Marie har modtaget en skriftlig tilladelse Bakkens adm. Direktør, Klaus Lindner, til at Rørsangerne må synge på udvalgte steder på Bakken den 25. august 2013. Det har været planlagt i mere end et halvt år, at Rørsangerne skal have en korprøve den 25. august, og at man umiddelbart derefter tager på udflugt til Bakken, hvor man så har mulighed for at synge tre forskellige steder på Bakkens areal. Imidlertid er der sket det uforudsete, at Dorte på grund af et andet arrangement ikke har mulighed for at tage med os på Bakken. Vi må derfor tage der ud og synge uden korleder (Jørn har lovet at tage sin stemmegaffel med og sætte os i gang. Han har i sit professionelle liv tidligere været korleder). Lise vil hurtigst muligt sende e-mail til alle Rørsangere for at høre om de kommer til korprøven den 25. august og om de har lyst til at være med til at synge på Bakken. Ligeledes vil Lise bede Dorte om ,hurtigst muligt at fremsende en oversigt over hvad der skal øves på til den 25. august og hvad vi kan klare at synge på Bakken uden hende.

    Inden mødet havde Anne-Marie fremsendt et udkast til en ”flyer” som skal bruges til hvervning af nye kormedlemmer. Bestyrelsen gennemgik ”flyerens” indhold og kom med rettelser som efterfølgende er implementeret. Det er nu meningen, at der bliver fremstillet 2 laminerede kopier til hvert kormedlem samt et antal visitkort med korets kontaktoplysninger. Hvert kormedlem skal ophænge de laminerede ”flyers” inkl. en plastlomme med visitkort to steder i det pågældende kormedlems nærområde (bibliotek, kulturhus, idrætsforening, arbejdsplads etc.). Ophængningssteder skal rapporteres til Anne-Marie. De laminerede ”flyers” samt visitkort vil blive udleveret til alle kormedlemmer til korprøven den 25. august 2013.

    Anne-Marie vil udarbejde et forslag til en pressemeddelelse som skal sendes til Rødovre Avis, Vestegnen og Sydkysten, sammen en kopi af ovennævnte ”flyer”. Anne-Marie fremsender forslaget til bestyrelsen snarest muligt. Bestyrelsen returnerer forslaget inkl. rettelser til Anne-Marie snarest, således at det kan blive fremsendt til ovennævnte aviser inden den 25. august.

    Anne-Marie vil snarest foretage en opdatering af websiden

 

Helle og Birgit lovede at have et forslag vedrørende koncertpåklædning klar til bestyrelsesmødet den 22. september 2013.

Lise havde haft kontakt med Rødovre Kommune, som har oplyst, at Rødovres venskabsbyer i Norden er: Tæby i Sverige, Lørenskog i Norge og Järvenpää i Finland. Der var enighed i bestyrelsen om, at arrangementer/rejser til venskabsbyer måtte være nogle fremtidige projekter, da det lige nu handler om at skaffe nye medlemmer og i øvrigt få arbejdet i koret til at køre.

  1. Eventuelt

    Lise vil kontakte Dorte for at præcisere, at der i forbindelse med optagelse af nye kormedlemmer ikke skal erlægges et timehonorar, når disse nye kormedlemmer skal ”synge for” hos Dorte.


Næste bestyrelsesmøde er fastsat til den 22. september 15:00 – 15:30 (umiddelbart efter korprøven).